Principer för utseende av valberedning och instruktion för valberedningen
Vid årsstämman 2023 antogs följande principer för utseende av valberedning och instruktion för valberedningen att följande principer för utseende av valberedning ska gälla inför årsstämman 2024:
Valberedningen ska lämna förslag till ordförande och övriga ledamöter i styrelsen samt arvode och annan ersättning för styrelseuppdrag till var och en av styrelseledamöterna. Valberedningen ska vid bedömningen av styrelsens utvärdering och i sitt förslag särskilt beakta Svensk kod för bolagsstyrnings krav på mångsidighet och bredd i styrelsen och på att eftersträva en jämn könsfördelning. Valberedningen ska lämna förslag på val och arvodering av revisor. Valberedningen ska lämna förslag på mötesordförande vid årsstämman. Valberedningen ska vid behov föreslå principer för utseende av valberedning inför nästa årsstämma.
Valberedningen i Doxa AB ska bestå av tre ägarrepresentanter. Styrelsens ordförande ska vara sammankallande och kan delta som adjungerad men ska inte vara ledamot i valberedningen. Styrelseledamöter kan ingå i valberedningen men ska inte utgöra en majoritet av valberedningens ledamöter och inte heller inneha posten som "Valberedningens ordförande". Majoriteten av valberedningens ledamöter ska vara oberoende i förhållande till Doxa och dess bolagsledning. Verkställande direktören eller annan person från bolagsledningen ska inte vara ledamot av valberedningen. Minst en av valberedningens ledamöter ska vara oberoende i förhållande till den i bolaget röstmässigt största aktieägaren eller grupp av aktieägare som samverkar om bolagets förvaltning.
Valberedningens ledamöter ska, oavsett hur de utsetts, tillvarata samtliga aktieägares intresse och inte obehörigen röja vad som förekommit i valberedningsarbetet. En valberedningsledamot ska innan uppdraget accepteras noga överväga huruvida en intressekonflikt eller andra omständigheter föreligger, som gör det olämpligt att medverka i valberedningen.
Doxa ska i god tid, dock senast sex månader före årsstämman, på Doxas webbplats lämna uppgifter om namnen på ledamöterna i valberedningen tillsammans med namn på den aktieägare/aktieägargrupp som utsett dem.
Styrelsens ordförande ska senast sju månader före årsstämman tillfråga de tre största ägarna/aktieägargrupperna baserat på aktieägarlistan från Euroclear Sweden AB per den sista bankdagen i det tredje kvartalet, om vem som ska representera var och en av dem i valberedningen. Om någon av dessa avstår sin rätt att utse ledamot till valberedningen ska nästa aktieägare/aktieägargrupp i storleksordning beredas tillfälle att utse ledamot till valberedningen, tills att valberedningen består av tre ledamöter. Med "aktieägargrupp" avses närstående juridiska och/eller fysiska personer. Innehaven hos olika fysiska och juridiska personer inom aktieägargruppen ska räknas samman som om aktieägargruppen vore en aktieägare. Utöver de tre ledamöterna i valberedningen ska styrelsens ordförande vara sammankallande och kan delta som adjungerad men ska inte vara ledamot i valberedningen (som därmed ska bestå av tre ledamöter). Hör styrelsens ordförande till de tre största aktieägarna/aktieägargrupperna enligt ovan ska styrelsens ordförande inte personligen ingå som ledamot i valberedningen, men har rätt att utse annan person att vara ledamot i valberedningen för hans eller hennes räkning.
Ordförande i valberedningen ska utses på det första valberedningsmötet. Ordförande ska vara den ledamot som utsetts av den röstmässigt största aktieägaren såvida valberedningen inte enhälligt beslutar utse annan ledamot till valberedningens ordförande eller den största aktieägaren är styrelseledamot.
Valberedningens mandatperiod sträcker sig fram till dess att ny valberedning utsetts.
Om det blir känt att någon av de aktieägare som utsett ledamot till valberedningen till följd av förändringar i ägarens aktieinnehav eller till följd av förändringar i andra ägares aktieinnehav inte längre tillhör de tre största ägarna, ska, om en ny större ägare begär att få utse en valberedningsledamot, valberedningen besluta att den valberedningsledamot som efter förändringen representerar den minsta aktieägaren i valberedningen ska avgå och ersättas av ny ledamot som utses av den aktieägare som vid tidpunkten är den största registrerade aktieägaren som ej redan har utsett ledamot i valberedningen. Den nya storägarens begäran ska innehålla namnet på den som den nya storägaren önskar utse till ledamot i valberedningen. Oavsett vad som tidigare angivits ska inga förändringar, om inte särskilda skäl föreligger, genomföras i valberedningens sammansättning om förändringarna i röstetalet är marginella eller om förändringen sker senare än två månader före årsstämman.
En aktieägare som har utsett en ledamot till valberedningen har rätt att ersätta ledamoten med en ny ledamot. Om sådan förändring skulle ske ska aktieägaren utan dröjsmål meddela valberedningens ordförande (eller, om det är valberedningens ordförande som ska ersättas, till styrelsens ordförande). Anmälan ska innehålla namnet på den ersatta ledamoten och den som ska ersätta den som ledamot i valberedningen.
Om en valberedningsledamot skulle avgå från sitt uppdrag i förtid, ska valberedningen begära att den aktieägare som har utsett ledamoten utser en ny ledamot. Om ny ledamot inte utses av aktieägaren ska valberedningen erbjuda andra större ägare att utse ledamot till valberedningen. Ett sådant erbjudande ska lämnas till de största aktieägarna som inte redan har utsett en ledamot till valberedningen eller tidigare har avstått från sådan rätt. Förfarandet pågår tills valberedningen är färdig. En ledamot som avgår från sitt uppdrag i förtid ska meddela valberedningens ordförande (eller, om det är valberedningens ordförande som avgår, styrelsens ordförande).
Styrelsens ordförande ska årligen presentera en utvärdering av styrelsens arbete under året för valberedningen, vilken ska ligga till grund för valberedningens arbete.
Valberedningens förslag ska offentliggöras senast i kallelsen till årsstämman samt på Doxas webbplats. Förslaget läggs också fram på årsstämman. Valberedningen ska genom någon av valberedningens representanter, eller genom annan person utsedd av valberedningen, på bolagsstämman presentera och motivera valberedningens förslag till styrelsesammansättning.
Valberedningen ska ha rätt att belasta bolaget med kostnader för exempelvis rekryteringskonsulter och andra konsulter som krävs för att valberedningen ska kunna fullgöra sitt uppdrag.
Denna instruktion gäller till dess annan instruktion antas av en bolagsstämma.
VALBEREDNING INFÖR ÅRSSTÄMMA 2024
- Greg Dingizian, utsedd av Agartha AB
- Percy Nilsson, utsedd av Malmö Bra Bostad AB
- Carl-Mikael Bergendahl, utsedd av Bergendahl & Son Aktiebolag
ÄNDRING I VALBEREDNINGEN INFÖR DOXAS ÅRSTÄMMA 2024
Doxa AB meddelade 2024-01-30 att valberedningens sammansättning inför årsstämman den 29 april 2024 har förändrats till följd av ägarförändring i bolaget. Läs mer i pressmeddelandet som gick ut
KONTAKT MED VALBEREDNINGEN
Doxas årsstämma 2024 kommer att hållas den 29 april 2024 kl.17.00 i Malmö Arena. Aktieägare som vill lämna förslag till valberedningen inför årsstämman kan göra detta skriftligen via e-post till valberedning@doxa.se . För att valberedningen ska hinna behandla inkomna förslag bör dessa vara valberedningen tillhanda senast den 4 mars 2024.